Organizacion de archivo

ARCHIVO ALFABÉTICO.    Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.    Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.

ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día.

ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.

ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:
a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas

 (1) La GUIA ALFABETICA
(2) La GUIA DEL PAIS
(3) La SUBGUIA DE CIUDAD
(4) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE
(5) La CARPETA DE VARIOS

F) el índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para determinar la primera y la ultima letra del índice.

2) organización del tarjetero auxiliar

Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera organizando un archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.

Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza así:

Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guia principal, que puede ser en Colombia el departamento de

BOLIVAR

enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDAES o pueblos. En Colombia, en el departamento de Bolívar, la capital es

CARTAGENA

luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético, por ejemplo

UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA

finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual.


c) Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión mas sencilla de este grupo porque solo consta de:

GUIA DE CIUDAD o pueblo o guía principal
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.
CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto orden alfabético orden alfabético, los documentos de los clientes que no justifican apertura de una carpeta individual, dentro de los documentos de cada cliente debe existir un orden cronológico.
El índice será el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la división política correspondiente.

d. Distribuir

Distribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme grupos.
Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre de acuerdo con la palabra subrayada o clave.

e. Archivar
Organice alfabéticamente los documentos y las tarjetas y ubíquelos detrás de las subguías correspondientes.
Legajo
Americana de eventos

5. NORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVO

La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:

Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:

b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:

c. Localice la guía del país al cual pertenece:

d. Localice la subguía de la ciudad correspondiente:

e. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:

f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una guía de Afuera o Sustitución.

2) Un tarjetero o fichero:
puede ser:
a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.
b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3) Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:
Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.